Milyen bizonylatot kell kiállítani az előlegről?

Az előlegről alapesetben mindig számlát kell kiállítani. Ha az előleget olyan ügyletből kifolyólag vesszük át, amely adómentes, akkor a kiállított számlán meg kell jelölni, hogy miért adómentes az előleg, célszerűen az alapügylet adómentességének törvényi hivatkozásával.
Adómentes ügyletek előlegének átvételekor nem szükséges számlát kiállítani, egyéb számviteli bizonylat is megfelelő a dokumentálásra.

A fordított adózású ügyletek előlegének átvételekor számlát kell kiállítani, és ezen meg kell jegyezni, hogy fordított adózású ügylet előlegéről van szó (így nyilvánvalóvá válik a könyvelő és az adóellenőr számára is, hogy az adott pénzösszeg átvétele nem generál adókötelezettséget).

Az adóköteles előleg átvételekor, nem szükséges számlát kiállítani, ha az előleget átadó (vevő) nem adóalany, és az előleget készpénzben, vagy készpénz-helyettesítő eszközben adják át, valamint ha nem kéri a számla kiállítását, ekkor nyugta kibocsátása a kötelező. Ezen álláspontot az adóhatóság hirdette meg az új Áfa tv. hatálybalépésekor, azonban a jogszabály szigorú nyelvi értelmezése alapján csak akkor nem kell, számlát kiállítani, ha a nem adóalany vevő a teljes ellenértéket kifizeti készpénzben a teljesítés időpontjáig. Vagyis ha az előleg készpénzben kerül kifizetésre, értelemszerűen a teljesítés időpontjáig, de a maradék összeg a teljesítést követően kerül kifizetésre, akkor nyelvtanilag nem lehetséges az előlegről nyugtát kiállítani.

Ha adóalany az előleget átadó, akkor minden esetben ki kell állítani a számlát, továbbá számlát kötelező kiállítani akkor is, ha az átvett összeg (bruttó) meghaladja a 900.000 Ft-ot, függetlenül attól, hogy ki adja át az előleget és milyen formában.

Gyakran fordul elő, hogy a teljes vételárat kifizetik előlegként még a tényleges teljesítés időpontjáig (például az előre befizetett tanfolyami díjak). Ha adóalany a vevő, akkor számára az előlegről számlát kell kiállítani, majd a teljesítés időpontjában egy másik elszámoló számla kiállítása is szükségessé válik, bár belátható, hogy a teljesítés időpontjában már nem keletkezik újabb adókötelezettség. Talán a jelenleg meghirdetett adóadminisztráció egyszerűsítés jegyében el lehetne tekinteni a második számla kiállításától (sok adóalany törvényi felhatalmazás nélkül is elvégzi az egyszerűsítést és nem ad „végszámlát”, pontosabban az előlegszámlát állítja ki végszámlaként).

Ha nem adóalany a vevő és készpénzben előre fizeti a teljes ellenértéket, akkor elegendő a vételár átvételekor nyugtát kiállítani, és ilyen esetben végszámla kiállításra nincs szükség (pl. a nyári táborokra szülőktől előre beszedett díjak). Ha a magánszemély kéri a számlát, akkor viszont a korábbi bekezdés szerint kell eljárni.

A határozott időszaki elszámolású ügyletek esetén nem értelmezendő az előleg fogalom, vagyis ha a fizetési esedékesség a tényleges teljesítést megelőzően keletkezi (pl. bérleti díjak), akkor végszámlát kell kiállítani, a fizetési határidő, mint teljesítési időpont figyelembe vételével.

Iskolai gyermekétkeztetés során gyakran merül fel kérdésként, hogy kell-e számlát kiállítani. Ha a szülő a fizetési határidő előtt készpénzben teljes összeget fizet, és nem kéri a számla kiállítását, ez esetben nem szükséges a számla kiállítása elegendő a nyugtával történő bizonylatolás. Egyéb esetben a számla kiállítása kötelező.